Organizator Zjazdu: Polskie Towarzystwo Chirurgii Onkologicznej, ul. W.K. Roentgena 5, 02-781 Warszawa, e-mail: sekretariat@ptcho.pl
Biuro organizacyjne Zjazdu: Wydawnictwo Czelej Sp. z o.o., ul. Skrajna 12-14, 20-802 Lublin, e-mail: zjazdptcho@czelej.com.pl
Strona internetowa Zjazdu: www.zjazdptcho.pl
§1. Postanowienia ogólne
- Organizator przewiduje w trakcie Zjazdu sesje naukowe umożliwiające lekarzom i pracownikom naukowym prezentacje swoich prac naukowych zgodnych z tematyką Zjazdu w formie:
a) doniesienia ustnego polegającego na kilkuminutowym referacie z prezentacją slajdów
b) plakatowej polegającej na przygotowaniu plakatu w formie wskazanej przez Organizatora, krótkim omówieniu plakatu przedstawiającego pracę
- Organizator decyduje o przyjęciu pracy do prezentacji oraz formie i czasie jej prezentacji.
- Prace zgłaszane są nieodpłatnie. Po zgłoszeniu praca przesyłana jest do recenzji, a następnie po pozytywnej weryfikacji kwalifikowana jest do przedstawienia jej w trakcie Zjazdu.
- Każdy z autorów danej pracy :
a) wyraża zgodę na druk lub inny rodzaj publikacji przesłanego streszczenia w materiałach i suplementach wydawanych na potrzeby Zjazdu i tym samym zgodę na publikację imion i nazwisk oraz afiliacji autorów
b) przyjmuje do wiadomości, że jego streszczenie naukowe wydane zostanie i zaprezentowane na Zjeździe bez wynagrodzenia dla autorów, w tym bez wynagrodzenia dla osoby prezentującej
c) potwierdza, że wszyscy autorzy abstraktu zgadzają się z treścią i wnioskami przedstawionymi w zgłaszanym abstrakcie, a także, że jest to praca oryginalna i nie narusza praw autorskich osób trzecich
- Składając abstrakt osoba składająca potwierdza wyrażenie zgody i przyjęcie do wiadomości odpowiednich regulacji wskazanych w ust. 4 przez wszystkich autorów i ponosi pełną odpowiedzialność prawną i finansową za brak zgody lub niedoinformowanie któregokolwiek z autorów.
- Redakcja i wydawca suplementu nie ponoszą odpowiedzialności za poprawność przesłanych przez autorów danych osobowych, nazw afiliowanych instytucji oraz streszczeń.
§2. Składanie abstraktów i zasady kwalifikacji do prezentacji w trakcie Zjazdu
- Recenzji zostaną poddane wyłącznie abstrakty złożone w formie elektronicznej przez formularz dostępny na stronie https://zjazdptcho.syskonf.pl/ w terminie do 2 kwietnia 2023 r.
- Abstrakty będą oceniane przez Recenzentów powołanych przez Organizatora spośród ekspertów w dziedzinie chirurgii onkologicznej.
- W ciągu 7 dni od momentu zgłoszenia streszczenia, jednak nie później niż do dnia 2 kwietnia 2023 r., istnieje możliwość poprawienia streszczenia i przesłania ponownie jego nowej wersji.
- Składając abstrakt należy wybrać preferowany sposób prezentacji, ale ostateczną decyzję o przyjęciu abstraktu i zakwalifikowaniu do prezentacji plakatowej lub ustnej podejmuje Komitet Organizacyjny. Przy podjęciu decyzji Komitet kieruje się zarówno preferencją składającego abstrakt jak i względami organizacyjnymi. Decyzja ta zostanie przesłana osobie składającej abstrakt drogą elektroniczną – na wskazany w trakcie składania abstraktu email.
- Lista zakwalifikowanych prac oraz ich autorów zostanie opublikowana
15 kwietnia 2023 r. 17 kwietnia 2023 r. na stronie Konferencji: www.zjazdptcho.pl w zakładce Abstrakty wraz z niezbędnymi informacjami technicznymi i logistycznymi dotyczącymi ich prezentacji.
- Warunkiem prezentacji pracy jest zarejestrowanie się na Zjazd co najmniej autora wskazanego jako prezentującego pracę.
- Autor/Autorzy zobowiązani są do wniesienia opłaty zjazdowej zgodnie z obowiązującym cennikiem.
- Najlepsze prace ustne i plakatowe zostaną nagrodzone, najlepsza prezentowana praca ustna otrzyma nagrodę pisma „Nowotwory. Journal of Oncology” wraz z możliwością opublikowania pełnej wersji w tym piśmie.
§3. Wymagania techniczne i strukturalne
- Składane streszczenie musi spełniać następujące wymagania techniczne dotyczące przygotowanego i przesyłanego materiału:
a) Język: polski lub angielski
b) Maksymalna liczba znaków treści abstraktu: 2000
- Składane streszczenie powinno zawierać poniższe elementy podane w wymienionej kolejności:
a) tytuł abstraktu
b) lista autorów
c) autor prezentujący
d) treść streszczenia. Standardowo właściwa treść streszczenia powinna zawierać następujące sekcje: WPROWADZENIE, CEL PRACY, MATERIAŁ, METODY, WYNIKI, WNIOSKI
e) słowa kluczowe - maksymalnie 3 słowa kluczowe
f) informacja o konflikcie interesów autora/autorów - prosimy o zapisanie informacji w polu: Komentarz/uwagi
§4. Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
- Administratorami Państwa danych osobowych są Organizator i Biuro Organizacyjne.
- Wyrażenie zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest konieczne do pomyślnego przesłania i rejestracji abstraktu oraz późniejszej obsługi recenzji i prezentacji pracy.
- Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informujemy, Państwa odnośnie zasad wykorzystywania Państwa danych.
- Organizator i Biuro Organizacyjne Zjazdu przetwarza Państwa dane w następujących celach:
a) techniczne i logistyczne umożliwienie złożenia i prezentacji streszczenia
b) nawiązanie kontaktu z osobą składającą streszczenie w sytuacjach związanych z kwalifikacją lub prezentacją pracy wymagających jej aktywności
c) dokonanie recenzji i kwalifikacji streszczenia do odpowiedniej prezentacji w trakcie Zjazdu
d) korespondencja z osobą składającą streszczenie informująca o statusie streszczenia oraz w przypadku wątpliwości lub prośby o wyjaśnienia recenzentów abstraktów
e) w przypadku zakwalifikowania abstraktu do prezentacji w celu umożliwienia prezentacji pracy i publikacji pracy w materiałach konferencyjnych (dotyczy imion, nazwisk i afiliacji autorów).
f) świadczenie usług pomocy technicznej
g) publikacja treści na stronie internetowej Zjazdu
- Dane Państwa w Systemie Składania Abstraktów przetwarzane będą do zakończenia okresu roszczeń związanych ze Zjazdem lub do cofnięcia przez Państwa zgody na przetwarzanie – jednak nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia Zjazdu. W przypadku braku roszczeń do zakończenia okresu zgłaszania reklamacji – 7 dni po zakończeniu Zjazdu.
- W przypadku zakwalifikowania do prezentacji danego zgłoszenia i pojawienia się odpowiednich publikacji usunięcie pracy, zmiana lub usunięcie imion, nazwisk i afiliacji autorów ze wszystkich zasobów nie są możliwe.
- W związku z przetwarzaniem przez Organizatora i Biuro Organizacyjne Pani/Pana danych osobowych, w wyżej wymienionych celach przysługuje Pani/Panu następujące prawa:
a) prawo dostępu do danych i ich poprawiania
b) prawo do sprostowania danych
c) prawo do żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
d) prawo do ograniczenia przetwarzania
e) prawo do przenoszenia danych
f) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
- Każda osoba, której dane dotyczą ma także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeżeli sądzi, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczące narusza obowiązujące przepisy.
- Każda z wymienionych w punkcie 7 operacji zawsze możliwe jest przez jednoczesny kontakt z osobami nadzorującymi przetwarzanie danych:
a) w Biurze Organizacyjnym: zjazdptcho@czelej.com.pl
b) u Organizatora: sekretariat@ptcho.pl
- Biuro Organizacyjne i Organizator informują, że stosują odpowiednie środki zgodne z RODO zapewniające właściwy poziom bezpieczeństwa Państwa danych w tym:
a) wszystkie formularze bazują na bezpiecznym protokole szyfrowania komunikacji (SSL)
b) dostęp do danych osobowych podlega kontroli, jest ograniczony i mają go tylko upoważnione osoby pracujące na podstawie przewidzianych prawem umów na rzecz Organizatora lub Biura Organizacyjnego.
- Osoba składająca streszczenie jest zobowiązana do poinformowania wszystkich autorów pracy o treści niniejszego regulaminu, w tym przedstawionych w tym paragrafie zasadach przetwarzania jego danych.
§5. Reklamacje
- Wszelkie reklamacje dotyczące wyników kwalifikacji powinny być zgłaszane w formie pisemnej e-mailem lub listem poleconym z potwierdzeniem odbioru na adres Biura Organizacyjnego Zjazdu do 7 dni od otrzymania wyniku kwalifikacji streszczenia, pozostałe do 7 dni od zakończenia Zjazdu. Po upływie tego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.
- Reklamacja jest rozpatrywana w przeciągu 14 dni od otrzymania. Uczestnik zostanie powiadomiony o statusie reklamacji e-mailem na adres podany w zgłoszeniu pracy.
§6. Postanowienia końcowe
- Wszystkie sprawy nieujęte w niniejszym regulaminie umowie normują przepisy Kodeksu Cywilnego.
- Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z uczestnictwem w Zjeździe będą rozstrzygane przez sąd właściwy rzeczowo dla siedziby Organizatora lub Biura Organizacyjnego (zależnie od tego, która ze stron bierze udział w sporze).
